電子帳票配信システム「＠Tovas」で帳票配信業務の効率化とコスト削減を実現

紙ベースだった帳票配信業務を「＠Tovas」の導入により郵送からクラウド経由での送付へと移行し、送達の迅速化、業務負担と管理負担の軽減、大幅なコスト削減を実現した事例をご紹介します。※本事例は配信に特化しておりますが「＠Tovas」には受け取りサービスもございます。

同社は、自治体、医療機関、福祉・介護サービス事業者、介護用品販売・レンタルを行う同業他社など1,700以上の取引先に対し、毎月約1,200件の請求書を発行していました。以前は、請求書の印刷から折り・封入作業、郵便局への持ち込みまでを手作業で行っており、特に経理課の担当者5名が毎月締め日の翌日から3日以上をこの郵送作業に費やしていました。これにより、担当者の本来業務が圧迫され、顧客への請求書到着までに約1週間かかるというタイムラグも発生していました。また、タイムラグ解消のため先付けでのFAX送信を希望されることも多く、二重の手間と時間が大きな負担となっていました。印刷費・封筒代・郵便料金・人件費を含めると年間多額のコストがかかっていたことも課題でした。

同社はこれらの課題を解決するため請求業務のWeb化を検討し、インターネット上の比較サイトを参考に様々なシステムやサービスを収集しました。電子帳簿保存法にも対応可能な6製品に絞り込み、詳細な検討の結果「＠Tovas」を選定しました。選定の決め手となったのは、以下の点です。

操作の容易性

候補製品の中でも、多機能ながら操作画面が最もシンプルで理解しやすく、引き継ぎなど不慣れな担当者でも戸惑うことなく使い始められると評価されました。

コスト優位性

他製品がオプション追加やカスタマイズを必要とする中で、「＠Tovas」は同社のニーズをほぼ満たし、初期費用・運用費用を比較すると3分の1程度のコストで導入可能でした。法制度の頻繁な変更にも柔軟に対応できる点も有利でした。

柔軟性

同社の請求書はメインページがA4縦形式、添付する明細ページがA4横形式という縦横混在の変則的なPDFファイルでしたが、「＠Tovas」だけが特別な操作なしに取り扱えたため、大きな選定ポイントとなりました。

導入の結果、次の成果があったと評価されています。

請求書発送の迅速化

以前は紙の請求書到着に1週間近くかかっていましたが、現在は締め日から2日後の朝にはメール配信が可能となり、取引先はその日の午前中にはPDF請求書をダウンロードできるようになりました。これにより、タイムラグ解消目的の先付けFAX送信作業も約150件から10〜20件に激減しました。

業務負担及び管理負担の削減

郵送やFAX送信作業が削減されたことで、経理課の担当者は締め日翌日の午前中に約3時間で作業を終えられるようになりました。また、どの取引先がいつダウンロードしたかが可視化され、管理・監視作業の負担も軽減されました。作業負荷の大幅な削減とシステム化によるミスのない運用で、精神的な負担も大幅に削減されたとのことです。

大幅なコスト削減

Web化が進み、2025年3月時点では請求書総発行数約1,200件のうち、PDFダウンロード数が約900件、郵送数が約280件となり、約76%が電子化されました。これにより、人件費を含む郵送にかかる年間コストが、「＠Tovas」の年間費用を含めても50%以上削減されました。Web化がさらに進めば、コスト削減効果は一層高まると期待されています。

「＠Tovas」の導入は、同社の請求業務を大きく変革しました。煩雑な紙ベースの作業から解放され、業務の迅速化・効率化・大幅なコスト削減を実現しました。同社は今後も請求書の電子化率をさらに高めるとともに、月間800〜1,600件ほど発行している個人向け領収書のWeb化も検討しており、デジタル化とクラウド化に積極的に取り組んでいく方針です。