概要

介護事業所では、利用者へ介護サービスを提供するにあたり、アセスメントやそれに基づく計画書の作成、日常的な記録管理、計画/実績管理、請求処理など、多くの事務処理が発生します。
特に月末・月初は、ケアマネージャーへの連絡、記録内容の確認、実績への転記、国保連・利用者請求などが集中し、事務担当者の負担が大きくなりがちです。

本記事では、介護ソフト「トリケアトプス」を導入することで、記録から請求までの流れを効率化し、転記作業や確認作業の削減につなげた介護事業所の事例をご紹介します。

トリケアトプスとは...
介護・医療・障がい福祉サービスに対応したクラウド型のソフトです。

事例先のお客様

A社（地域に密着し、お客様のニーズにあったサービスを提供する事業所）は、通所介護・訪問介護など、複数の介護サービスを運営しており、日々の記録作成や請求業務を複数名の職員で分担していました。

業種：介護事業所
事業形態：通所介護・訪問介護
利用者規模：約60〜80名
導入前の課題：記録・実績・請求の転記作業、月末・月初の業務集中、確認漏れ防止

課題

A社では、これまで介護記録、実績管理、請求処理をそれぞれ別々に管理されていました。現場職員が記録した内容を確認しながら、事務担当者が実績へ転記し、その後に請求データを作成する流れだったため、同じ内容を何度も確認・入力する必要がございました。
特に課題となっていたのは、次の3点です。

1. 記録から請求までの転記作業が多い

介護記録は日々作成しているものの、請求処理に使う実績データとは別管理だったため、月末にまとめて転記する作業が発生していました。
転記作業には時間がかかるだけでなく、入力ミスや確認漏れのリスクもあり、担当者にとって大きな負担となっていました。

2. 月末・月初に作業が集中する

請求処理の時期になると、記録内容の確認、実績の修正、加算の確認、国保連請求、利用者請求などが一気に発生します。
通常業務と並行して対応する必要があるため、残業や担当者への負担が増えやすい状況でした。

3. パソコン操作に不慣れな職員も使いやすい仕組みが必要

現場には、パソコン操作が得意な職員もいれば、苦手意識を持つ職員もいます。
そのため、導入するシステムには、入力しやすさ、画面の分かりやすさ、操作手順のシンプルさが求められていました。
トリケアトプスは、入力しやすい画面や直感的に分かりやすいデザイン、請求ナビゲーション機能などを特徴としており、パソコンが苦手な方でもすぐに慣れていただくことができました。

解決策

A社では、介護記録から請求までを一つの流れで管理できる仕組みとして、介護ソフト「トリケアトプス」を導入しました。

1. 介護記録と実績を連動

トリケアトプスでは、日々の介護記録を入力すると、実績や請求処理へ連動できます。これにより、記録内容を別の帳票や請求用データへ改めて転記する作業を削減できました。
通所系サービス向け「介護記録」アプリでは、出欠、バイタル、入浴、食事、レクリエーション、機能訓練、送迎、特記事項などの記録を、パソコンだけでなくタブレットやスマホから入力でき、入力内容から日誌や連絡帳、バイタルグラフなどが作成できます。

2. スマホ・タブレットを活用した現場入力

現場で発生した記録を、一覧形式にてその場でスマホやタブレットから入力できるようにしました。これにより、紙にメモをしてから後でパソコンへ入力する二重作業を減らし、記録の抜け漏れ防止にもつながりました。訪問介護では、外出先からスマホから入力し、記録を実績へ反映させることができるため、転記不要となりました。

3. 請求処理をナビゲーション化

請求業務では、順番に処理を進められるように、請求ナビゲーション機能を活用しました。担当者が毎月の処理手順を迷いにくくなり、請求処理の標準化につながりました。他にも処理手順が見える化されることで、属人化の防止にも効果が期待できます。

4. 国保連・利用者請求まで一元管理

サービス提供実績をもとに、介護給付費明細書や請求書の作成、国保連への伝送までを一連の流れで管理できました。

成果

トリケアトプス導入後、A社では記録・実績・請求に関する業務の流れが整理され、月末・月初の作業負担が軽減されました。

お客様の声

以前は、月末になると記録の確認と実績入力に追われていました。
トリケアトプス導入後は、日々の記録が実績や請求につながるため、転記作業が大きく減りました。パソコンが得意でない職員でも入力しやすく、現場全体で使いやすい仕組みになったと感じています。

＜導入前後の業務フロー＞
導入前 導入後
紙・Excelで記録 スマホ・タブレット・PCで記録
実績へ手入力 記録から実績へ連動
請求データを作成 実績から請求へ連動
請求前にまとめて確認 日々の記録をもとに確認し、実績反映
国保連請求・利用者請求 一連の流れで請求処理

まとめ

A社では、トリケアトプスを導入することで、介護記録、実績管理、請求処理を一つの流れで管理できるようになりました。
その結果、転記作業の削減、月末・月初の業務負担軽減、入力ミスの防止、請求業務の標準化につながりました。

介護事業所では、限られた人員の中で、日々のケアと事務業務の両立が求められます。トリケアトプスは、現場の記録から請求までを効率化し、職員が本来注力すべき利用者支援に時間を使いやすくする介護ソフトです。

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トリケアトプスの詳しい機能や料金につきましては、こちらの製品ページをご覧ください。
https://www.iguazu-sol.jp/solutions/s05/c0503/tricare

トリケアトプス SaaSトリケアトプス岡谷システム株式会社
記事提供元

岡谷システム株式会社
https://www.okaya-system.co.jp